PHSQ en pratique

Quels sont les atouts d’une pharmacie certifiée ?
Comment avez-vous conçu la démarche PHSQ ?
En pratique, comment fonctionne la certification ISO 9001 QMS Pharma ?
Pourquoi PHSQ il y a 10 ans ?
Notre démarche
Adhésion

Une fois l’adhésion à la démarche effectuée (par l’intermédiaire du groupement, ou directement auprès de l’association Pharma Système Qualité® pour les officines indépendantes), l’officine se voit progressivement adresser, un planning mensuel de déploiement cohérent, et thème par thème, les consignes, points de vigilance et supports à mettre en oeuvre dans le cadre de la démarche.

Autodiagnostic

La première étape, l’autodiagnostic, permet à l’officine de lancer officiellement le projet et d’effectuer un premier état des lieux des points forts et voies de progrès des pratiques existantes au regard des thèmes de la démarche.

Déploiement dans l’officine (12 mois environ)

Le planning pour mettre en place l’ensemble des principaux outils de la démarche qualité est prévu sur un an environ. L’officine est régulièrement relancée par son groupement ou Pharma Système Qualité® (officines indépendantes) pour s’assurer du déploiement effectif des outils et leur traduction pertinente.

Autoévaluation annuelle

L’autoévaluation qualité est une obligation pour chaque officine engagée dans la démarche qualité. Elle est réalisée 6 à 8 mois après le démarrage et reprend l’ensemble des exigences Pharma Système Qualité®. Elle est adressée au groupement ou à Pharma Système Qualité® (officines indépendantes), pour consolidation et analyse.

Audit interne et audits certificateurs

Les phases d’audits internes et externes sont réalisées chaque année sur la base d’échantillonnages proportionnels au nombre global d’engagés dans la démarche qualité. Chaque officine engagée bénéficie d’une certification ISO9001 – QMS Pharma individuelle.

Suivi de la démarche

Au-delà de la certification, l’officine adhérente bénéficie dans le temps, de l’actualisation régulière de la documentation effectuée par les comités de pilotage.

   Inscription  
  • Bulletin d’inscription
  • Indépendants : 1 200€ d’entrée + 1 050€ par an x 3 ans
    soit 4 350€/3 ans
  • Adhérents à un groupe partenaire:
    contacter votre groupement
   Lancement  
  • Accès au portail PHSQ
  • Envoi du manuel
    ISO 9001 QMS Pharma
  • Communication interne
    équipe
  • Autodiagnostic
    de lancement
  • 1er RDV téléphonique
    à 3 mois
   Suivi  
  • Notes qualité mensuelles
  • Web conférences
  • Auto-évaluation
  • Formations régionales annuelles
  • Enquête satisfaction clients
  • Hotline qualité
   Audit  
  • Un audit dans l’officine systématique en année 1
  • Suivi des écarts
   Certification  
  • La pharmacie est certificable ISO 9001 – QMS Pharma en avril N+1
  • Réception de certificat individuel et de la vitrophanie

Vous avez des questions ? Nous vous répondons !

Combien de temps prend la mise en place
du système qualité ?

Progresser en 12 mois

À partir de son adhésion à la démarche, l’officine reçoit chaque mois les outils, supports et consignes à mettre en oeuvre, selon un « chemin de fer » cohérent et progressif. Le planning de mise en place des principaux outils qualité est prévu sur environ 12 mois. Il peut bien entendu fluctuer en fonction de la taille de l’officine.

Quel est le rôle du responsable
qualité dans l’officine ?

Agir, coordonner et écouter

Chaque officine engagée dans la démarche qualité doit clairement identifier son « responsable qualité ». Cette tâche est fonctionnelle et n’intègre pas de notion hiérarchique au sein de l’équipe. Le responsible qualité peut-être un pharmacien, ou tout autre membre de l’équipe à même d’assumer cette mission : garder un oeil clair sur la documentation qualité. Les membres de l’équipe qui auraient suivi la formation PRAQ ont bien entendu vocation à assumer cette tâche ! Volontarisme, capacité d’écoute et de communication avec les membres de l’équipe, rigueur sont les capacités requises… Une maîtrise minimum des outils informatiques peut également être un plus !

Aurais-je besoin de rédiger
beaucoup de procédures ?

Cibler les procédures incontournables

Le référentiel ISO 9001 n’intègre en soi aucune obligation de « procédurer » toutes les tâches réalisées au quotidien : le réel enjeu est d’identifier clairement vos points de vigilance, et d’en évaluer concrètement, dans le temps, votre maîtrise avec l’équipe. Dans le cadre de la démarche Pharma Système Qualité®, tout est fait pour libérer au maximum le titulaire et son équipe des contraintes documentaires d’un système qualité, afin de mieux se concentrer sur le contenu : chaque mois les instructions et les outils, conçus par les comités de pilotage PHSQ, sont adressés pour mise en place effective.

Comment est vérifiée l’application
du système qualité ?

Contrôler : 1 audit tous les 3 ans

L’application et l’efficacité du système qualité collectif sont vérifiées de différentes manières. En interne d’abord, par les différentes parties prenantes de l’association dans le cadre d’audits internes par échantillonnage réguliers, et par des autoévaluations annuelles obligatoires dont les résultats sont consolidés et analysés lors des comités de pilotage Pharma Système Qualité®. Ces contrôles sont également réalisés par un certificateur externe, Bureau Veritas Certification, dans le cadre d’audits de certification annuels par échantillonnage.