En moyenne la première année prend environ quatre heures par semaine, temps répartis entre l’ensemble des collaborateurs.
L’officine reçoit régulièrement les outils, supports et consignes à mettre en œuvre, selon un « chemin de fer » cohérent et progressif. Le planning de mise en place des principaux outils qualités est prévu sur environ 10 mois. Il peut bien entendu fluctuer en fonction de la taille de l’officine.
Mais tout dépend du mode de fonctionnement de la pharmacie et de son « point de départ » en termes d’organisation !
OUI. Avez-vous chiffré les couts de non-qualité dans votre officine ? On estime généralement qu’ils s’établissent entre 5% et 7% des entreprises (AFNOR). L’engagement qualité est un investissement qui doit être évalué, et ça tombe bien : 84% des pharmacies engagées ISO 9001 – QMS Pharma® se déclarent satisfaites du retour sur investissement de leur engagement ! Une étude de PHSQ de 2017 a évalué à 17000 euros par an le coût direct de la non-qualité sur 5 critères à l’officine.
OUI. Le profil des pharmacies engagées est représentatif du profil de l’ensemble des pharmacies française (étude populationnelle PHSQ 2022 : chiffre d’affaire, typologie). Bien entendu, toutes les exigences qualité ne sont pas traduites de la même manière dans les officines en fonction de leur taille (ex : communication interne, polyvalence…).
NON. Le Logiciel Qualité Officinal (LQO) déjà utilisé par plus de 1350 pharmacies vous permet de dématérialiser si vous le souhaitez l’ensemble de votre démarche avec l’équipe ! Le référentiel ISO 9001 n’intègre en soi aucune obligation de « procédurer » toutes les tâches réalisées au quotidien : le réel enjeu est d’identifier clairement vos points de vigilance, et d’en évaluer concrètement, dans le temps, votre maîtrise avec l’équipe. Dans le cadre de la démarche Pharma Système Qualité®, tout est fait pour libérer au maximum le titulaire et son équipe des contraintes documentaires d’un système qualité, afin de mieux se concentrer sur le contenu !
Les pharmacies engagées dans la certification ISO 9001 – QMS Pharma® disposent d’un ensemble d’outils très complet : le Manuel révisé chaque année et accompagné de plus 260 supports pratiques dans la boîte à outils. Des rendez-vous annuels (enquête satisfaction patients, autoévaluation…) et des projets pilotes (PDA, écoresponsabilité…). Le Logiciel Qualité Officinal (LQO) utilisé par plus de 1350 pharmacies et qui permet de dématérialiser sa démarche qualité depuis chaque poste de travail avec l’équipe.
OUI. La démarche est ouverte à toutes les pharmacies. PHSQ accompagne les pharmacies non adhérentes à un groupement partenaire. Les logos des 17 groupements partenaires figurent en première page de notre site. La démarche vous est bien entendu ouverte même hors adhésion à ces partenaires, dans le cadre du contrat « indépendant ».
La démarche qualité PHSQ conduit à la certification ISO 9001 QMS Pharma®. Elle bénéficie d’un accompagnement collectif, de points d’évaluation (satisfaction patients, autoévaluation…), d’audits de contrôle terrain et d’audits certificateur réalisés chaque année par Bureau Veritas Certification.
NON. La formation n’est pas un prérequis à l’engagement de l’officine mais elle est fortement recommandée sur les fondamentaux du management de la qualité. PHSQ propose chaque année un programme de formation en régions à tous ses engagés, et intervient dans plusieurs universités auprès des étudiants en pharmacie. Des webconférences sont également proposées très régulièrement aux pharmacies engagées.
OUI. PHSQ propose un kit « pharmacie écoresponsable » depuis début 2021. Celui-ci est réservé aux pharmacies adhérentes qualité ISO 9001 QMS Pharma®, déjà acclimatées à la gestion de plans d’action et au suivi d’objectifs !
L’implication de l’équipe est indispensable à l’efficacité de votre engagement qualité. Si les collaborateurs sont généralement demandeurs de protocoles clairs synonymes de moindre stress, le changement peut soulever quelques freins. Une communication interne réévaluée, des tâches et délégations clarifiées et une gestion de projet qualité efficace permettent généralement d’embarquer tous les collaborateurs dans ce projet d’amélioration !
OUI. PHSQ propose depuis 2015 (version 4 en 2019) un kit complet d’outils et d’études sur la PDA pour faciliter la prise en compte des bonnes pratiques de cette activité complexe et engageante, auprès des établissement comme en ville.
est délivrée par Bureau Veritas Certification après audit, chaque année, auprès de l’association, des Groupements partenaires et d’un échantillon de pharmacies engagées. Elle atteste de l’engagement des pharmacies, et du sérieux des plans d’actions mis en œuvre pour améliorer les résultats. C’est également un élément de réassurance pour les patients, clients et partenaires de l’officine.
